Satakuntaliiton hallintojohtaja Jukka Mäkilä:
"Palvelujen ulkoistaminen VSP:lle oli investointi toimintavarmuuteen"
Digitaalisen toimintaympäristön monimutkaistuminen, huoli oman toiminnan haavoittuvuudesta sekä etäyhteyksien yleistyminen saivat Satakuntaliiton miettimään, miten vastata ICT- ja tietoturvaratkaisujen tiukentuneisiin vaatimuksiin. Asiaa pohdittuaan Satakuntaliitto päätti ulkoistaa ICT-palvelunsa VSP:lle.
Satakunnan kuntien omistamassa kuntayhtymässä eli Satakuntaliitossa työskentelee kolmisenkymmentä asiantuntijaa, joiden tehtävänä on edistää Satakunnan ja sen asukkaiden hyvinvointia monin eri tavoin. Satakuntaliiton toimintaa ohjaavat kuntalain lisäksi muun muassa alueiden kehittämislaki sekä maankäyttö- ja rakennuslaki.
– Satakuntaliitto on edunvalvoja ja strateginen suunnittelija, joka pyrkii nivomaan yhteen alueensa kehitystoimia siten, että ne edistävät mahdollisimman hyvin koko maakunnan hyvinvointia. Ajamme Satakunnan etua niin paikallisissa, valtakunnallisissa kuin kansainvälisissäkin yhteyksissä, Satakuntaliiton hallintojohtaja Jukka Mäkilä sanoo.
Kehityshankkeisiin osallistuu laaja yhteistyöverkosto, johon kuntien lisäksi kuuluu myös alueen muita keskeisiä toimijoita, kuten alueviranomaisia, yrityksiä ja järjestöjä.
– Maakunnan kehitystä edistetään toimimalla samansuuntaisesti yhdessä sovittujen tavoitteiden saavuttamiseksi, Mäkilä painottaa.
Alueellista yhteistyötä edistävä Satakuntaliitto vastaa myös maakuntakaavoituksesta, merialuesuunnittelusta, liikennejärjestelmäsuunnittelusta ja monista muista maakunnan kehitykseen keskeisesti vaikuttavista asioista.
– Lisäksi myönnämme rahoitusta erilaisille kehittämishankkeille muun muassa Euroopan aluekehitysrahastosta, Mäkilä lisää.
Sujuvia yhteyksiä
Säännöllinen yhteydenpito eri sidosryhmien kanssa on keskeinen osa Satakuntaliiton toimintaa.
– Koronapandemian myötä palaverit siirtyivät lähes kokonaan sähköisiin työtiloihin ja tapahtumat muuttuivat virtuaalisiksi, joten työasemien ja verkkoyhteyksien toimivuus nousi koko toimintamme kannalta kriittiseksi tekijäksi. Samaan aikaan digitaalinen toimintaympäristö on muuttunut entistä monimutkaisemmaksi ja vaativammaksi, joten toimintavarmuuden turvaamiseksi päätimme ulkoistaa ICT-palvelut VSP:lle, Mäkilä kertoo.
– Aiemmin meillä oli oma it-tuki, mutta yhden henkilön varaan rakentuva toimintamalli koettiin haavoittuvaksi. Yhteistyökuvioiden rakentamista VSP:n kanssa on osaltaan sujuvoittanut se, että it-tukihenkilömme Sami Suominen siirtyi VSP:n työntekijäksi. Entuudestaan tuttuja henkilöitä oli VSP:llä muitakin, sillä teimme aikoinaan yhteistyötä VSP:n vuonna 2019 ostaman Satacomin kanssa.
ICT-palvelujen kokonaisulkoistukseen sisältyy muun muassa lähituki- ja Service Desk -palvelut, verkko- ja kapasiteettipalvelut, ICT-palvelupäällikköpalvelut sekä työasemien ja laitteiden hankinta- ja tukipalvelut.
Mäkilän mukaan Satakuntaliitto on saanut VSP:stä luotettavan kumppanin, joka laajan osaamisensa ansiosta pystyy ratkomaan erilaisia ongelmia nopeasti ja kehittämään palveluja Satakuntaliiton tarpeiden mukaisesti.
Myös VSP:lle järjestelmäasiantuntijaksi siirtynyt Suominen pitää ICT-palvelujen ulkoistusta erinomaisena ja kustannustehokkaana ratkaisuna.
– Laitteet ja palvelut on nyt päivitetty vastaamaan tämänhetkisiä tarpeita. Palvelimet on siirretty Satakuntaliiton tiloista VSP:n konesaliin, tietoturva on parantunut ja useimmat ongelmat voidaan ratkaista saman tien. Service Desk -palvelu onkin saanut Satakuntaliitosta erityisen paljon hyvää palautetta. Nopea apu ongelmatilanteissa on tehostanut työntekoa ja lisännyt työn mielekkyyttä, Suominen listaa.
– Satakuntaliitto luo edellytyksiä koko maakunnan hyvinvoinnille. Yhteydenpito sidosryhmiin on siirtynyt digitaaliseen ympäristöön, minkä vuoksi ICT-ratkaisujen pitää toimia ongelmitta, hallintojohtaja Jukka Mäkilä sanoo.
Hallittua projektijohtamista
Molemmat miehet kehuvat vuolaasti VSP:n projektipäällikköpalvelua, jonka ansiosta siirtymävaihe kyettiin viemään läpi sujuvasti ja sovitussa aikataulussa.
– Projektin läpiviemiseen hyödynnettiin Teams-projektinhallintatyökalua, joka osoittautui erittäin toimivaksi ratkaisuksi. Kaikki projektiin liittyvä tieto oli keskitetty yhteen paikkaan ja visualisoitu helposti hahmotettavaan muotoon. Kaikki saivat nopeasti käsityksen siitä, missä mennään, Suominen kertoo.
Teamsin työtilaan kirjattiin tehtävät, aikataulut ja kommentit. Yhteisen tilannekuvan ansiosta asiat etenivät oikeassa järjestyksessä eikä mitään jäänyt tekemättä.
– Projektipäällikkönä toimi VSP:n palvelupäällikkö Ismo Suomi, joka johti projektia ammattimaisesti ja jämptisti. Vaikka maallikolle ei aivan kaikki avautunutkaan, koko projektin ajan oli vahva tunne siitä, että hän tietää, mitä tekee. Kaikesta välittyi, että on hän johtanut projekteja ennenkin, Mäkilä kiittelee.
– Satakuntaliitosta VSP:lle siirtyneen Sami Suomisen puoleen on tarvittaessa helppo kääntyä. Apua saa nyt entistäkin nopeammin, sillä Service Desk -palvelun kautta käytössämme on myös VSP:n muiden asiantuntijoiden tuki, johdon sihteeri Minna Rauäng sanoo.
Satakuntaliitolla on käytössään seuraavat VSP:n palvelut:
- VSP Service Desk -käyttäjätukipalvelut
- VSP Lähitukipalvelut
- VSP IT-elinkaaripalvelut
- VSP Kapasiteettipalvelut
- VSP Palomuuripalvelu
- VSP Internet-kapasiteetti ja tietoliikenneyhteydet
- VSP Asiantuntijapalvelut
- VSP M365-viestintäratkaisut